Adressen / CMR
… und weitere Daten zu Kunden, Lieferanten, Personal. E-Mail, SMS, Briefe und Formulare, Notizen und Wiedervorlage, Verwaltung von Dokumenten und Bildern, individuelle Selektion, Interessen, Umsatz-Statistik, Schnellangebot, KIS – Kundeninfosystem
Das Kommunikations-Zentrum im sykasoft Programm
Funktionen für kundenorientierte Unternehmensführung. Schneller Überblick und komfortable Verwaltung der Adressdaten. Diese stehen zentral für alle Programmteile zur Verfügung.
Organisation nach Adress-Gruppen
Adressdaten können in Gruppen eingeteilt werden. Für die Auswahl nach selbst definierbaren Begriffen wie Kunde, Mieter, Hausverwalter, Anlageanschrift, Baustelle, Hausmeister, Lieferant, Großhändler, Privat usw. Hier kann eine sinnvolle und individuelle Grund-Organisation der Adressdatei aufgebaut werden.
Alles auf einen Blick
Per Klick werden weitere Daten zur Adresse eingeblendet. Z.B. Kontoverbindung, Zahlungsbedingungen, Rabatt, Briefanrede, zu Händen, Ampelgruppe (Bonität) und mehr. Die kaufmännischen Informationen werden an die entsprechenden Programme (Auftrag, OP …) automatisch übergeben und schreiben damit schon die halbe Rechnung.
Notizen / Wiedervorlage
Zu jeder Adresse kann ein Logbuch geführt werden. Z.B. als Protokoll für Telefonate. Hier kann auch eine Wiedervorlage aktiviert werden, die sich je nach hinterlegtem Datum und Uhrzeit automatisch öffnet.
Freie Selektion nach allen Datenfeldern
Sie können jeder Adresse frei definierbare Selektionsbegriffe zuordnen. Darüber hinaus können Sie Adressen generell nach allen Feldern selektieren. Damit wird es möglich, die Adressdatei nach allen möglichen Fragestellungen zu durchsuchen. Das Ergebnis der Selektion wird in Form von Listen ausgegeben oder für Seriendruck und Formulare zur Verfügung gestellt.
Computertelefonie, E-Mail, Briefe…
Zu jeder Adresse können beliebig viele Telefon- oder Faxnummern hinterlegt werden. Steht eine Telefonanlage bzw. ISDN zur Verfügung, können die bei den Adressen gespeicherten Telefonnummern – mit Klick auf den Telefonknopf – direkt aus dem Programm gewählt werden. So sehen Sie auch, wer Sie anruft. Natürlich können auch E-Mails direkt aus dem sykasoft-Programm gesendet werden.
Ist auch das Briefprogramm im Einsatz, können komfortabel Briefe und Serienbriefe geschrieben werden; diese sind jederzeit griffbereit zum Kunden oder Vorgang. Über die integrierte Druckengine mit leistungsstarkem Formulargenerator können Briefformulare oder Arbeitsaufträge frei nach Corporate Design gestaltet werden.
Informieren ohne zu stören – SMS
Ebenso können – wenn der sykasoft SMS Webservice im Einsatz ist – SMS-Nachrichten an alle gespeicherten Mobil-Nummern versendet werden. So können Sie auf komfortable Weise Aufträge oder beliebige Mitteilungen direkt an das Handy des Kundendiensttechnikers senden. Oder Terminerinnerungen an Kunden. Verfügbar ab Version 8.00 mit SQL: SMS als sykasoft Webservice.
Individuelle Formulare für die optimale Organisation
Formulare können mit dem integrierten Formulargenerator frei gestaltet werden: Arbeitsaufträge, Wartungsverträge, Kundendatenblätter, Auftragsformulare, Listen, Briefe und vieles mehr. Durch flexible und immer aktuelle Formulare kann eine perfekte Organisation der Arbeitsabläufe aufgebaut werden.
Dokumente und Bilder verwalten
Sie suchen einen bestimmten Brief zum Kunden? – Durch die Verknüpfung von Dokumenten und Daten mit Hyperlinks hat man die nötigen Informationen mit einem Klick auf dem Bildschirm. Beispielweise die Anschreiben zum Kunden (Word-Dokumente), Kalkulationen (Excel-Tabellen), und Internet-Adressen. Ebenso können Bilder zu Adressen hinterlegt werden.
Personal
Für das Personal werden Stundenverrechnungssatz und Arbeitszeitmodell angegeben. Diese Daten fließen beispielsweise in das Programm Zeiterfassung ein und sind Basis für das Controlling im Bereich Arbeitszeiten.
Adressen in weiteren Programmen
In allen sykasoft Programmen stehen die Adressdaten zentral zur Verfügung. Ändern und Neuanlage von Adressen kann überall direkt durchgeführt werden. Doppelte Erfassung von Daten und Redundanz wird vermieden, dadurch ist jeder Anwender jedes Programmteils stets auf dem neuesten Stand. Zugriffsberechtigungen für einzelne Programme können vom Netzwerk-Administrator individuell bestimmt werden.
Schnittstellen, CRM und Controlling
Wir bieten keine Insellösungen. Offenheit für alles und weitere Anwendungen ist eine wichtige Voraussetzung für Zukunftssicherheit. Alle Kommunikationswege (Post, Telefon, Fax, Email, SMS) sind im Programm Adressen zusammengeführt.
Und auch eine Bewertung der Kundendaten im Sinne von CRM ist schon vorbereitet: z.B. durch die Umsatzstatistik. So stehen für eine kundenorientierte Unternehmensführung (CRM) und Controlling alle Informationen zur Verfügung.
Rechnungen pro Adresse – eine Umsatzstatistik
Zu jeder Adresse bietet das Programm eine Übersicht der geschriebenen Rechnungen (Geschichtsdatei). Diese Rückmeldung aus Regie- und Projektaufträgen zeigt Ihnen, welche Rechnungen noch offen sind und welche Kunden den meisten Umsatz bringen.
Mit der rechten Maustaste in der Statistik kann direkt das Programm Debitoren mit den Kundendaten aufgerufen werden. Ebenso die Kostenüberwachung zum Vorgang.
Schnellangebot
Überall im Adressformular kann mit der rechten Maustaste die Funktion Schnellangebot angewählt werden – eines der Highlights im sykasoft Programm ab Version 8.0. Mit wenigen Mausklicks kann man ein Angebot erstellen.
Nach Anwahl der Kundenadresse markiert man nur noch die benötigten Artikelmakros – das sind kalkulierte Stücklisten, ideal zur Arbeitsvorbereitung. Auf Knopfdruck wird beispielsweise eine Kesselanlage oder eine komplette Badausstattung übernommen.
Das Angebot kann sofort gedruckt werden oder um weitere spezielle Produkte ergänzt werden. Durch diese Funktion wird ein großer Teil der Angebote innerhalb von Minuten erstellt.
Briefprogramm
Das Briefprogramm (Zusatzoption) ist schnell aufgerufen, einfach zu bedienen und nutzt die im sykasoft Druckprogramm hinterlegten Formatvorlagen mit dem eigenen Corporate Design. Der Brief wird automatisch dem Vorgang bzw. Kunden zugeordnet und ist somit immer wieder schnell zu finden.
Der Brief kann als PDF-Datei gespeichert und per E-Mail versendet werden.
KIS – Kunden-Informationssystem
Ab Stand 10 kann bei den Adressen das Programm KIS (Kunden-Info-System) aufgerufen werden. Dieses bietet programmübergreifend eine Übersicht zu Ihren Kundendaten.
Alle wichtigen Vorgänge zum Kunden werden in einer Baumstruktur dargestellt: Projektaufträge, Regievorgänge, Offene Posten, Hyperlinks usw. Mit einem Klick haben Sie alles im Blick.
Dabei werden auch die Summen der berechneten Aufträge sowie der Offenen Posten mit angezeigt. Zum Beispiel der Jahresumsatz aller Regievorgänge zum Kunden sowie die einzelnen Summen pro Vorgang.
Die einzelnen Vorgänge können im KIS mit einem Klick angewählt und bearbeitet werden.