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Elektronische Rechnungen: Digitalisierung spart Papier, Zeit und Kosten

sykasoft in der neuen Version 19 unterstützt ZUGFeRD Rechnungen

Angesichts der Massen von Papierrechnungen,die auf dem Postweg versandt werden, eingescannt und geprüft werden müssen, erscheint Digitalisierung hier ökologisch wie ökonomisch sinnvoll.

Was ist ZUGFeRD? – ZUGFeRD ist ein standardisiertes, europäisches Format für elektronische Rechnungen, bei dem zwischen einem menschenlesbaren (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML) unterschieden wird. Eingebettet in die reguläre PDF/A-3-Datei befindet sich eine XML (Extensible Markup Language) Datei mit den Rechnungsinformationen in strukturierter, computerlesbarer Form. ZUGFeRD steht für „Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland“.

 

So funktioniert der elektronische Rechnungseingang mit ZUGFeRD im sykasoft Programm:

  • Sie erhalten Ihre ZUGFeRD Rechnungen als PDF-Dateien per E-Mail oder Download; diese kommen ins ZUGFeRD Eingangsfach.
  • Im ZUGFeRD Eingangsfach (anzuwählen über Kreditoren oder das Docbox Eingangsfach) werden die Rechnungen gesichtet. Neben der PDF Dokumentenvorschau werden die daraus ausgelesenen XML Daten dargestellt (Datenvorschau). Dies ermöglicht den direkten Vergleich der Druckversion und der integrierten XML-Daten. Über die Ust-ID wird die Zuordnung zu Kreditoren hergestellt; neue Adressen werden automatisch angelegt. Bei vorhandenen Bestellungen wird automatisch geprüft, ob die Preise stimmen.
  • Nach erfolgter Sichtprüfung können die ZUGFeRD Rechnungen mit einem Klick in den Kreditoren gebucht und gleichzeitig in Docbox revisionssicher archiviert werden.

 

Voraussetzungen: sykasoft ab Version 19, Programm Kreditoren. Empfehlenswert: sykasoft Docbox Integration

Die in der Kreditorenverwaltung gebuchten Rechnungen beinhalten alle Zahlungsinformationen, welche aus der ZUGFeRD XML Datei ausgelesen werden konnten, und können deshalb hier im Stapel mittels SEPA überwiesen werden, falls kein Bankeinzug mit dem Lieferanten vereinbart ist. Zudem können die gebuchten Kreditoren-Rechnungen dann an eine externe Finanzbuchhaltung übergeben werden.

  • Zahlungsverkehr

Ist auch Docbox im Einsatz, werden die Rechnungen automatisch verschlagwortet und in Docbox revisionssicher archiviert.

  • Archivierung

Bild: sykasoft Docbox Archiv von ZUGFeRD Rechnungen.

ZUGFeRD Rechnungen erzeugen

Ebenso kann ab sykasoft Version 19 direkt aus dem Programm heraus eine Rechnung mit strukturierten Daten erzeugt, versendet und archiviert werden. Das Erzeugen von ZUGFeRD PDFs wird in der Druckengine aktiviert, für die Formulare Abschlagsrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Regieauftrag-Rechnung, Sammelrechnung und Wartungsrechnung. Der Empfänger der Rechnung kann dann das PDF wie gewohnt weiter verarbeiten, drucken und ablegen – oder die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs mit den integrierten ZUGFeRD XML Daten nutzen.